À medida que uma organização cresce e se diversifica, a necessidade de um serviço de e-mail que possa melhorar a comunicação e a colaboração torna-se vital. Você pode até considerar migrar de um serviço de e-mail para outro se for do melhor interesse da sua organização.
No entanto, considerando o risco de perda de dados, violações de segurança, danos à reputação e interrupção do serviço, a migração pode ser uma tarefa assustadora.
De acordo com uma pesquisa da Adobe, um funcionário típico gasta 4,5 horas por dia em e-mails de trabalho e nenhuma empresa pode se dar ao luxo de ter seu serviço de e-mail interrompido por uma migração mal feita. No entanto, se você tiver o know-how, a migração de e-mail pode ser muito fácil.
Considere o caso do Sr. Kim, um administrador de TI que recentemente concluiu uma migração bem-sucedida para sua organização.
Para ele, a migração foi tranquila, pois realizou uma migração de teste com alguns usuários em sua organização, avaliou as vantagens e desvantagens e decidiu prosseguir com a migração de e-mail.
Vamos dar uma olhada em como Kim realizou sua migração.
Evite problemas executando uma migração de teste
Kim tem mil usuários em sua organização. Então ele decidiu realizar uma migração de teste para 10 usuários, escolhidos a dedo de vários departamentos, como vendas, suporte ao cliente, marketing e desenvolvimento. Dessa forma, ele pôde analisar e avaliar a usabilidade, segurança e conveniência do processo de migração.
Em vez de migrar totalmente os 10 usuários, ele optou por configurar a entrega dupla, em que os e-mails serão recebidos tanto nos serviços de e-mail existentes quanto nos novos, para evitar qualquer falha na entrega de e-mails. Isso lhe deu a oportunidade de comparar os recursos entre os dois serviços de e-mail, como capacidade de entrega e proteção contra spam, para citar alguns.
Além disso, ele registrou um novo domínio para hospedar o novo provedor de serviços de e-mail para usuários temporários e novos na organização. Isso lhe deu a oportunidade de explorar o novo serviço de e-mail com um novo olhar.
Uma vez satisfeito com o serviço e os recursos do novo provedor de serviços de e-mail, ele decidiu migrar toda a organização.
Caso você tome a decisão de migrar, que coisas deve considerar para garantir seu sucesso?
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Preparação é metade da vitória
Ninguém quer chegar na segunda-feira de manhã e se ver bloqueado em suas contas ou sem saber como navegar em um novo ambiente de e-mail. Para evitar isso, informe os funcionários sobre o processo de migração de e-mail, incluindo suas novas credenciais de login, quando será concluído e o que será migrado.
Por exemplo, Kim não pretendia migrar a pasta de lixo, então ele informou todos os funcionários com antecedência, compartilhou credenciais de login antes da migração e entrou em contato com eles sobre quaisquer preocupações. Ele também os preparou para o novo ambiente com uma demonstração para garantir uma transição fácil.
Decida o que migrar
Uma mudança para um novo apartamento é uma oportunidade para limpar. Da mesma forma, para uma organização, a migração é o momento ideal para limpar dados e duplicatas indesejados antigos.
Ninguém conhece os dados como o departamento que os usa, razão pela qual Kim os incluiu no processo de tomada de decisão. Ele também fez um backup de todas as informações importantes e confidenciais que ele não queria perder em nenhuma circunstância. Ninguém quer ver dados perdidos, mas se você estiver preparado, a maioria dos danos potenciais pode ser evitada.
Planejar o mínimo de interrupção
Experimente e planeje sua migração em dias com utilização mínima. Kim tem uma compreensão clara da quantidade de dados que sua organização possui, o que o ajudou a estimar o tempo necessário para a migração.
Então ele planejou sua migração de e-mail no fim de semana, minimizando qualquer interrupção no trabalho. Assim, a migração pode ser feita rapidamente com as ferramentas, processos e orientação adequados.
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Fonte: Zoho.
