Existem muitos recursos importantes dentro de um sistema CRM. Mas todos têm o mesmo objetivo: coletar dados que podem ser usados ​​para ajudar a melhorar sua gestão de vendas, serviços e marketing. Aqui, estão 5 relatórios essenciais em um CRM que você deve manter atualizados.

Como? Garantindo que seus dados estejam atualizados e os relatórios sejam executando. Muitos sistemas de CRM vêm com dezenas de relatórios. Mas por experiência, estes são os cinco que são os mais populares:

Relatório de Pipeline ou Funil de Vendas

Este relatório deve informar os detalhes de todas as oportunidades abertas. Como o cliente, a possibilidade de fechar negócio, a data prevista de fechamento e a equipe responsável. Ele também deve exibir quais ações foram executadas recentemente e quais estão agendadas.

Desta forma, nenhuma oportunidade fica parada ou é perdida. Com o gerenciamento constante, esse relatório também ajudará você a ter melhor visão do fluxo de caixa, com base da previsão de quando as oportunidades se transformarão em vendas.

Relatório de Atividades

Desde que esteja atingindo suas metas, a maioria de seus colaboradores de atendimento ao cliente não precisam de um relatório apontando constantemente as atuações. Mas, com uma certa frequência, haverão alguns que precisam de um pouco mais de atenção. É aí que entra o Relatório de Atividades.

Aqui, você acompanha as atividades (ligações, reuniões, tarefas) concluídas na semana anterior e as atividades programadas para a próxima semana. Assim, temos uma visão ampla e detalhada, do desempenho de cada funcionário. Desta forma, você pode ajudá-los a gerenciar melhor o tempo disponível.

Relatório de Tickets ou Chamados Abertos

Não se deve fugir dos problemas. Pelo contrário, é preciso vê-los como uma forma de aprendizagem e encará-los para poder resolvê-los ponto a ponto. É por isso que o Relatório de Chamados Abertos é tão importante. É um relatório simples, composto de uma atividade (ticket de chamada, tarefa) que indica um problema.

O problema pode ser externo (reclamação do cliente) ou interno (colaborador ausente, servidor inativo). O relatório geralmente mostra a natureza do problema, quem está trabalhando nele, descreve o que foi feito e o que está programado para ser feito, bem como uma data de resolução estimada. Os Chamados Abertos são eliminados quando resolvidos com códigos de resolução ou explicações de como foi resolvido, pois algum gerente pode analisar os problemas para ver o que foi feito para corrigi-los.

Relatório de Leads

Se você está enviando e-mails marketing ou compartilhando conteúdo em redes sociais, o resultado final desejado é sempre o mesmo: você quer novos leads. Lembre-se que o seu sistema de CRM é onde insere e controla suas informações que serão usados para impulsionar suas campanhas de marketing.

À medida que novos leads surgirem, será importante rastreá-los para que você possa ver qual campanha teve o melhor desempenho. Ter um relatório de leads semanalmente que mostre as informações de contato dos clientes em potencial, o interesse nos produtos e ou serviços, de onde o lead foi originado, a última ação e a próxima tarefa agendada é como você irá acompanhá-los.

Relatório de Vendas Realizadas

De todos os relatórios essenciais no CRM, esse é um dos mais importantes. Quando falamos de vendas realizadas, não necessariamente dizemos sobre vendas que trouxeram retorno financeiro. À medida que você adiciona oportunidades ao seu Relatório de Pipeline, certifique-se de ter um processo para colocar as informações mais antigas em um outro arquivo, independentemente da oportunidade ter sido ganha ou não. É importante manter informações por períodos pré-estabelecidos, como 30 dias, ou 6 meses, por exemplo.

Então, dentro de um período, analise seu relatório de vendas realizadas ou perdidas. Ele listará todas as vendas que você não obteve, juntamente com as razões de ter perdido o negócio. É complexo, mas de extrema importância, pois poderá usar os dados do relatório para fazer as mudanças necessárias no futuro.

Lembre-se: o seu sistema CRM armazena dados muito importantes. Então, quanto mais você usá-lo e atualizá-lo, maior será o valor obtido com seu investimento no sistema. Por isso, utilize esses cinco métodos para gerar relatórios essenciais no CRM de sua empresa.

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