Com o rápido avanço da tecnologia atual, tudo, desde como nos comunicamos até como pagamos nossas contas, pode ser feito digitalmente. Essa transformação também influenciou a forma como assinamos documentos, pois as assinaturas manuscritas são cada vez mais trocadas por assinaturas digitais. Isso porque elas são convenientes, seguras e igualmente legítimas.
As empresas sabem da importância da tecnologia que facilita os fluxos de trabalho e sustenta o crescimento sobre os concorrentes, e as soluções de assinatura digital não são exceção. As assinaturas digitais simplificam o processo de documentação, fornecem segurança aprimorada e suporte jurídico complementar e reduzem imensamente os tempos de entrega de documentos. Eles também permitem que empresas reduzam custos materiais, administrativos e logísticos envolvidos na papelada física.
Sem falar que podem aumentar o possível volume de documentos enviados para assinatura, em bem menos tempo.
Embora as empresas estejam adotando a transformação digital, elas geralmente lutam para encontrar as soluções de software certas para suas necessidades exatas. O Zoho Sign é uma solução de assinatura digital abrangente e flexível com um plano de assinatura empresarial que acomoda requisitos personalizados para grandes empresas.
Por isso, confira os vários recursos e funções do Zoho Sign que ajudam as empresas a elevarem seus fluxos de trabalho de assinatura digital.
Zoho Sign para empresas
O plano Enterprise do Zoho Sign vem com recursos premium! Eles ajudam as empresas a criar fluxos de trabalho de assinatura digital personalizados e reutilizáveis para um grande volume de documentos em diferentes cenários. Isso aumenta a eficiência geral e a produtividade dos funcionários, ao mesmo tempo em que oferece segurança aprimorada e a mesma garantia legal de documentos assinados fisicamente.
Recursos premium na edição Enterprise do Zoho Sign
Modelos
O Zoho Sign permite que os usuários criem modelos de documentos e criem fluxos de trabalho reutilizáveis para documentos recorrentes.
Por exemplo, um corretor de imóveis pode criar um modelo para um contrato de listagem para uso regular, em vez de redigir o documento do zero todas as vezes.
Assinatura pessoal
O recurso de assinatura pessoal permite que os usuários corporativos do Zoho Sign coletem assinaturas digitais pessoalmente.
Por exemplo, se executivos precisarem coletar assinaturas de parceiros numa reunião de negócios, eles podem usar o recurso de assinatura pessoal para hospedar uma sessão de assinaturas digitais em tempo real.
Envio em massa
O recurso de envio em massa permite que os usuários enviem um ou mais documentos para até 300 signatários de uma só vez. Os usuários do Zoho Sign também podem preencher previamente os dados armazenados do destinatário antes de enviar documentos em massa.
Por exemplo, um profissional de RH que precisa enviar um documento de política atualizado para todos os funcionários de sua organização pode usar o recurso de envio em massa para coletar suas assinaturas de uma só vez.
Assinaturas em massa
O aprimoramento de assinatura em massa permite que os usuários preencham e assinem automaticamente vários documentos de uma só vez. Para usar esse recurso, os documentos devem ter sido enviados por meio do Zoho Sign por outro membro da organização. Além disso, eles devem conter campos idênticos ou semelhantes.
Por exemplo, se um supervisor de turno tiver que assinar várias planilhas de horas no final de uma semana, ele pode usar o recurso de assinatura em massa para assiná-las todas de uma vez.
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Formulário de assinatura
Com SignForms, os usuários podem coletar assinaturas por meio de um formulário de autoatendimento ou link público seguro que pode ser compartilhado e incorporado em aplicativos e sites de terceiros.
Por exemplo, quando sua empresa está hospedando um evento, você pode criar um SignForm de registro e incorporar sua URL em seu site. Isso torna mais fácil para os participantes se registrarem e assinarem quaisquer documentos associados.
Compartilhamento de documentos e modelos
Esse recurso permite que os administradores disponibilizem documentos e modelos em uma organização. Isso leva a uma colaboração aprimorada e cria acesso segmentado a documentos e dados entre departamentos e equipes.
Backup automático na nuvem
O recurso de backup automático em nuvem oferece aos usuários a opção de fazer backup automático de documentos assinados e seus certificados de conclusão. E tudo vai para um provedor de armazenamento em nuvem integrado de sua escolha. Dessa forma, as empresas mantêm outra cópia de sua documentação assinada para melhor proteção e disponibilidade. O Zoho Sign integra-se com vários provedores de armazenamento em nuvem, como Zoho WorkDrive, Dropbox, Box, Google Drive e OneDrive.
Integrações avançadas com aplicativos de terceiros
Os administradores corporativos podem integrar o Zoho Sign com vários ecossistemas populares de terceiros, como o Microsoft 365 e o Google Workspace. Isso permite que eles importem seus usuários e conectem o Zoho Sign a outros serviços populares, como Microsoft Teams, Outlook, Gmail, Zapier, HubSpot e Pipedrive. Como resultado, as empresas podem automatizar seus fluxos de trabalho e obter eficiência operacional.
Assinatura via certificado regional de assinatura digital de terceiros e provedores de serviços confiáveis
O Zoho Sign integra-se com certificados de assinatura digital regional e provedores de serviços confiáveis, como eMudhra e Aadhaar eSign na Índia, Sign with Singpass em Cingapura e TrustFactory na África do Sul. Os documentos assinados por meio desses DSCs oferecem maior grau de conformidade com as leis locais e são reconhecidos legalmente pelos respectivos governos.
Assinaturas eletrônicas qualificadas via Uanataca, EU eID e InfoCert
As assinaturas eletrônicas qualificadas (QES) são respaldadas por certificados de assinatura digital emitidos por provedores de serviços de confiança qualificados e credenciados (QTSP) na UE, de acordo com o regulamento eIDAS (UE 910/2014). Eles são o único tipo de assinatura digital que tem eficácia legal equivalente à das assinaturas na UE.
O Zoho Sign faz parceria com provedores de serviços de confiança qualificados, como Uanataca e InfoCert, para oferecer serviços QES para usuários corporativos, além de também fornecer QES via verificação de eID para todos os signatários da região.
Carimbo de data/hora de documento
O Zoho Sign oferece carimbo de data/hora de documento legítimo, integrando-se com autoridades de carimbo de tempo como GlobalSign, SEIKO e Uanataca. Os timestamps fornecem uma camada adicional de segurança para estabelecer a integridade do documento e ajudar a preservar a validade da assinatura. Eles agem como prova da existência do documento em sua forma original no momento da assinatura, ao mesmo tempo em que capturam a intenção e o consentimento do signatário. Eles tornam os documentos à prova de falsificação, evitando modificações futuras e protegendo-os de falsificação.
Carimbo de data/hora baseado em blockchain
O carimbo de data/hora da blockchain captura o evento de assinatura na blockchain pública do Bitcoin, adicionando o hash do documento assinado em um bloco de transação. A transação pode ser utilizada para verificar se o documento existia em seu estado original no momento da assinatura, pois registra a hora do evento comprovando sua existência de forma indubitável. Com carimbo de data/hora baseado em blockchain, o Zoho Sign oferece uma medida adicional de verificação da integridade do documento e estabelece publicamente a responsabilidade do signatário.
Aprimorando o processo de assinatura com o Zoho Sign
A papelada física vem com várias desvantagens que reduzem a produtividade. Também envolve muitos custos operacionais e não fornece segurança adequada, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de documentos. Ao mudar para assinaturas eletrônicas com o Zoho Sign, as empresas podem aproveitar vários recursos para simplificar os fluxos de trabalho, obter um tempo de resposta mais rápido, operar com maior segurança e oferecer uma melhor experiência do usuário a seus funcionários, parceiros de negócios e clientes.
Então, o que você está esperando? Facilite seus processos de assinatura corporativa com o Zoho Sign hoje mesmo!
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Fonte: Zoho.
