O Zoho One integra todos os aplicativos de que sua empresa precisa em uma conta. Desde as ferramentas para a equipe de vendas, até a equipe de suporte técnico.

Se um cibercriminoso roubar seus códigos de acesso, ele poderá vender seus dados, roubar sua identidade ou acessar mais informações, como sua conta bancária.

Portanto, a Zoho investe muitos recursos para garantir a segurança de cada aplicativo. Mas, se você deseja segurança extra, existem configurações que você pode fazer hoje para proteger sua conta.

Aqui compartilhamos 5 práticas para maximizar a segurança de seus acessos.

5 boas práticas de segurança para sua conta Zoho One

1. Como acompanhar a atividade da minha empresa?

Ter uma função de administrador lhe dá acesso a ferramentas de controle. Uma delas é o painel principal, onde você terá uma visão rápida dos aplicativos que seus colaboradores utilizam, o horário de login e o local de onde se conectam.

Dessa forma, você pode detectar usuários, locais ou dispositivos suspeitos.

Além disso, para uma visão mais detalhada, vá para a seção de Relatórios. Lá você encontrará todos os logins de seus usuários.

2. Como controlar o acesso dos meus funcionários ao Zoho One?

A maioria dos incidentes de segurança acontecem por causa de algum erro dentro da empresa. Dessa forma, mesmo não sendo de forma maliciosa, eles comprometem sua organização.

Portanto, evite que isso aconteça aplicando políticas de acesso estritas.

Ou seja, o colaboradores de marketing não precisa de acesso a ferramentas de financiamento ou suporte e vice-versa. Quanto menos acesso seus funcionários controlarem, mais segurança eles terão.

Para fazer isso, vá para a seção Usuários. Em seguida, selecione um usuário e ative ou desative o acesso a ferramentas específicas.

No entanto, se você tem muitos funcionários e/ou está contratando constantemente, fazê-lo dessa maneira consumiria muito tempo. Sendo assim, a Zoho tem uma solução.

O recurso de atribuição condicional concede acesso a usuários que pertencem a um grupo. Logo, você pode atribuir aplicativos automaticamente sempre que adicionar uma função ou regra específica.

Por exemplo, você pode atribuir a ferramenta Zoho Social apenas a usuários que pertencem ao grupo Marketing. Você também pode ter apenas pessoas com a função Recrutador controlando os aplicativos de RH.

Vá para a seção Grupos. Em seguida, na seção Atribuição Condicional, defina as regras para todos os membros desse grupo.

Dica: você também pode habilitar endereços IP específicos para acessar o Zoho One. Dessa forma, você pode controlar os locais de onde seus funcionários podem se conectar.

Configure-o entrando na seção Segurança e selecione o recurso IPs permitidos. Defina um intervalo e salve as alterações.

3. Como delegar responsabilidades com segurança?

Imagine que você é o proprietário da empresa e da conta do Zoho One. Você compartilha suas credenciais de login com seu gerente de RH para adicionar seu novo funcionário. Isso, no futuro, pode causar problemas de segurança.

Se alguém roubar o login do seu gerente, suas credenciais também serão comprometidas.

Uma maneira de contornar isso é atribuir funções de administrador aos usuários que precisam delas. Você pode fazer isso para aplicativos específicos e conceder as permissões que desejar.

Vá para a seção Administradores. Clique em Administradores de Serviço e adicione os usuários que desejar.

Dica: O mesmo usuário pode ser administrador de vários aplicativos.

4. Como habilitar o Single Sign On no Zoho One?

Single Sign-on (SSO) é um processo para fazer login em várias plataformas com uma única conta.

Se você não tiver essa opção habilitada, seus usuários terão várias senhas. Isso colocará sua organização em risco caso eles não saibam como criar senhas fortes.

Por esse motivo, recomendamos o uso do Single Sign On. Assim, seus colaboradores terão apenas que lembrar de uma senha para acessar todas as suas ferramentas.

Se você tiver o aplicativo Google Workspace integrado, poderá ativar a opção Logon único e configurar o acesso na seção Aplicativos.

Dica: você também pode usar um gerenciador de senhas para não precisar se lembrar de todas as suas senhas. Recomendamos usar o Zoho Vault.

Leia também:

• Como alterar a senha do Zoho Mail
• O que está incluso no Zoho One?
• Como alterar ou redefinir a senha da conta Zoho

5. Como estabelecer padrões de segurança?

Você pode ajustar as medidas de segurança do Zoho One conforme necessário. Além disso, você ainda tem a capacidade de ativar várias políticas de segurança. Aqui estão algumas das opções:

Autenticação Multifator (MFA)

Quanto mais seguros forem seus métodos de autenticação, mais difícil será para seus funcionários fazerem login em suas ferramentas. Embora possa dificultar a experiência do funcionário, é necessário para manter sua empresa segura.

Encontre um equilíbrio configurando apenas as políticas necessárias.

Como recomendação, você pode configurar políticas mais fortes e várias autenticações para usuários que lidam com informações comerciais confidenciais. Por exemplo: administradores de sistema e gerentes de folha de pagamento.

Na seção Segurança, você encontrará a opção de estabelecer políticas de segurança, incluindo autenticação multifator. Você pode usar o OneAuth, bem como definir opções avançadas.

Política de senha

Como mencionamos no ponto quatro, é importante ter boas práticas para criar senhas fortes. Você deve educar seus funcionários para proteger suas informações.

As senhas devem ter uma combinação de letras maiúsculas, minúsculas, símbolos e números.

Você também deve especificar um número máximo de tentativas de acesso às contas do Zoho One. Depende dos padrões da sua empresa, mas de 3 a 5 é uma boa opção.

Por fim, recomendamos que você defina um intervalo de tempo para que os usuários alterem suas senhas. 90 dias é sugerido.

Isso pode ser feito na seção Segurança -> Política de senha.

Revise e gerencie as sessões de seus usuários

No painel do Zoho One, você pode controlar quantas sessões ativas seus usuários podem ter e por quanto tempo. Isso dependerá da sua organização, mas recomendamos a cada 30 dias.

Na seção Segurança, na opção Política de Senha, você pode configurar essas opções.

Comece a implementar essas medidas

Com essas medidas de segurança, você certamente irá tornar sua conta do Zoho One o mais segura possível.

Além dessas práticas, todos os produtos Zoho passam por um processo de análise, varredura e revisão de segurança, graças a isso, mais de 75 milhões de usuários confiam em nossos produtos.

Se você ainda não é um usuário do Zoho One, comece sua avaliação gratuita hoje.

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Fonte: Zoho.