As empresas que cresceram durante a pandemia se adaptaram rapidamente a essas mudanças, enquanto as que não tinham bons equipamentos tecnológicos tiveram dificuldades, inclusive, na comunicação.
Hoje vamos mostrar porquê a chave para o sucesso na estruturação do seu formato de trabalho remoto ou híbrido é escolher a melhor plataforma de produtividade e colaboração em equipe.
Vamos explorar alguns dos recursos básicos a serem observados antes de escolher um aplicativo e porquê eles são importantes para o sucesso dos negócios.
A comunicação é a chave
Ser capaz de gerenciar operações e se comunicar com confiança com seus clientes e equipe é importante para o sucesso de qualquer negócio.
Porém, o desafio vem com o trabalho remoto, já que pode ser bem difícil liderar uma equipe remotamente e atender ou monitorar os ciclos de vida do projeto sem estar no escritório.
Nesta situação, a flexibilidade é essencial. Afinal, para ter uma excelente comunicação, você deve se adaptar às mudanças e incorporar seus processos de negócios.
Então, como você pode reunir seus times e melhorar a comunicação, quando sua equipe e clientes estão trabalhando remotamente ou de forma híbrida?
Contando com aplicativos incluídos no Zoho Workplace Suite, um conjunto de aplicativos que inclui ferramentas de comunicação integradas, cada uma com uma finalidade específica.
Por isso, hoje vamos contar a você sobre como colaborar melhor usando o Zoho Cliq e o Zoho Meeting, os aplicativos de comunicação do Zoho Workplace.
Agilize a comunicação virtual: reuniões e chats
É importante que você tenha a capacidade de integrar perfeitamente suas ferramentas.
Por isso, o Zoho Workplace integra seus serviços de e-mail, calendários, mensagens instantâneas, recursos de reunião virtual e muito mais para facilitar o compartilhamento de arquivos.
Além disso, este pacote é uma ótima solução para equipes remotas, pois oferece muitos dos recursos necessários para reunir seus colaboradores virtuais.
1. Zoho Cliq
A capacidade de enviar instantaneamente uma mensagem a um colega de trabalho é vital para a comunicação.
Logo, para oferecer uma experiência de escritório virtual perfeita, a comunicação remota está disponível em todos os aplicativos Zoho por meio do Zoho Cliq.
Este aplicativo não é apenas uma plataforma de mensagens. Ele também oferece chamadas seguras de áudio e vídeo para conversas contínuas com qualquer pessoa em sua organização pela Internet.
Isso porque o Zoho Cliq estende uma extensão de chat, integrada em todas as ferramentas Zoho, então, você não precisa sequer trocar de aba no navegador para contatar alguém.
Se você quiser convidar outros colegas de uma parte específica da conversa, clique na opção “bifurcação”.
Além disso, o Zoho Cliq também inclui recursos como marcação de ponto, disponibilidade para reuniões e visualização da disponibilidade de outras pessoas. Tudo para gerar o mesmo imediatismo e a conexão que você obtém ao trabalhar em um escritório.
Dessa forma, todos os seus funcionários aproveitarão ao máximo seu tempo e organizarão reuniões ou chamadas em grupo quando todos puderem participar.
2. Zoho Meeting
O Zoho Meeting permite que você hospede reuniões virtuais para funcionários e colaboradores externos. Ainda, essa ferramenta é fácil de usar, não requer downloads e os participantes podem entrar a partir do link da reunião.
Além disso, se você precisar ingressar em uma reunião e estiver em algum lugar com conexão de internet ruim, poderá ingressar por telefone.
Para tornar as reuniões mais interativas e colaborativas, o Zoho Meeting oferece a opção de compartilhar uma guia, uma tela de aplicativo, sua tela inteira ou monitores conectados.
O Zoho Meeting também oferece gravação para reuniões virtuais e um banco de armazenamento, útil para criar uma biblioteca de referência para novos funcionários ou para aqueles que não puderam comparecer.
Em resumo:
O Zoho Meeting funciona para reuniões mais formais que requerem gravações para referência.
O Zoho Cliq é para mensagens e chamadas, tanto em grupo quanto individualmente, e sessões rápidas de compartilhamento de tela.
Priorize a usabilidade e a segurança
As reuniões virtuais podem ser complicadas para os menos experientes em tecnologia, então escolha uma plataforma fácil de usar.
O aplicativo Zoho Meeting oferece controles intuitivos para compartilhar sua tela e ligar ou desligar a câmera sempre que você escolher.
As empresas são tão seguras quanto seus dispositivos remotos. Com 35 ataques por segundo na região, um alto nível de segurança cibernética é vital para qualquer empresa.
Por isso, os organizadores da reunião podem bloquear a sessão e remover os participantes quando necessário, graças aos controles de segurança.
O Zoho Meeting criptografa e armazena todos os dados do usuário em servidores seguros e oferece autenticação de dois fatores para proteger as contas do usuário.
Para garantir que suas mensagens não vazem, o Zoho Cliq também criptografa suas mensagens, tanto quando você as envia quanto quando são recebidas.
Para maior discrição e privacidade, você pode desativar o histórico de bate-papo e as mensagens desaparecerão no momento em que você fechar a janela de bate-papo.
Em essência, os aplicativos Zoho são compatíveis com GDPR e HIPAA. Eles também fornecem aos usuários os melhores protocolos de privacidade e segurança possíveis.
Dica de bônus: outra forma de proteger seus funcionários remotos, históricos de navegação e comunicações internas e externas durante a operação virtual é usar uma rede privada virtual (VPN) para criptografar dados e mascarar endereços IP.
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Integração contextual no Zoho Workplace
Os aplicativos do Zoho Workplace são profundamente integrados entre si, permitindo que você use um aplicativo por meio de outro.
Por exemplo, você pode usar a função de chamada Cliq de uma planilha no Zoho Sheet ou outro aplicativo como o Zoho Mail.
Você também pode iniciar uma reunião ou agendá-la em seu calendário a partir de seu e-mail.
Por fim, o painel exclusivo do Workplace fornece uma visão geral dos itens recentes de todos os aplicativos do pacote em uma única janela.
Comece a colaborar
A comunicação é a chave para administrar um negócio eficiente, seja pessoalmente ou remotamente.
Hoje, a concorrência é acirrada e a tecnologia certa pode fazer toda a diferença nos resultados do seu negócio. Se você ainda não experimentou o Zoho Workplace, comece sua avaliação gratuita agora!
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Este blog foi originalmente escrito por Gary Stevens, CTO da Hosting Canada, um site que fornece análises avançadas de serviços de hospedagem na web e ajuda seus leitores a criar negócios e blogs online.
Fonte: Zoho.
