Temos o prazer de anunciar o lançamento do Zoho Contracts, a solução da Zoho para o gerenciamento do ciclo de vida do contrato (Contract Lifecycle Management – CLM). Com este lançamento, atingimos um novo marco na jornada da Zoho de fornecer soluções de software para administrar toda uma empresa na nuvem. Ao nosso já impressionante arsenal de funções, como vendas e marketing, finanças e RH, agora adicionamos uma categoria totalmente nova: a jurídica.
Por que as empresas modernas precisam de um CLM digital?
Os contratos regem cada centavo que entra ou sai de um negócio. Assim, se as empresas estiverem equipadas com o software de gerenciamento de contratos certo, elas poderão transformar os contratos de documentos estáticos para ativos estratégicos.
Além disso, em um cenário de negócios que muda rapidamente com a evolução da tecnologia:
- As medidas regulatórias estão surgindo com mais frequência;
- As cadeias de suprimentos globais estão se tornando cada vez mais complexas e;
- Os modelos de vendas estão se tornando mais diversificados.
Portanto, esse estado de fluxo exige contratos digitais que podem ser facilmente acessados e alterados. Logo, um poderoso software de gerenciamento de contratos permite automatizar e simplificar os processos de contrato, e liberar o verdadeiro potencial deles. Assim, com o CLM, as equipes jurídicas podem economizar um tempo significativo que pode ser investido em tarefas de alta complexidade.
Nossa abordagem para a gestão do ciclo de vida do contrato
Além de proporcionar eficiência nas operações jurídicas, um software de gerenciamento de contratos também deve facilitar melhores resultados de negócios. Para conseguir isso, qualquer software de gerenciamento de contratos deve abordar de forma abrangente os seguintes aspectos das operações legais:
- Simplificando todo o ciclo de vida do contrato;
- Melhorando a governança;
- Mitigando os riscos do negócio;
- Promovendo integrações multifuncionais.
Simplificando o ciclo de vida do contrato
Criação
Nossa extensa biblioteca de modelos de contrato predefinidos e a capacidade de criar modelos personalizados no Zoho Contracts facilitam muito a criação de contratos. Além disso, os modelos de tipo de contrato e a biblioteca de cláusulas no Zoho Contracts trazem uma abordagem estruturada para sua criação.
Assim, se economiza uma quantidade significativa de tempo no estágio de criação e garante consistência de linguagem em todos os seus contratos. Nosso editor de documentos possui recursos avançados de montagem de documentos, além de todos os recursos de edição colaborativa, comentários contextuais e campos preenchíveis disponíveis no Zoho Writer.
Aprovações
Os contratos são juridicamente vinculativos, portanto, seu conteúdo precisa ser claro, conciso e preciso. Um processo de aprovação pode melhorar a conformidade e reduzir os riscos, garantindo que as partes interessadas estejam cientes do escopo do contrato antes de sua execução.
No Zoho Contracts, os administradores podem configurar fluxos de trabalho de aprovação — sequenciais e paralelos — e associá-los a tipos de contrato. Os aprovadores podem adicionar comentários contextuais nos documentos e aprová-los ou rejeitá-los.
Negociações
Ao contrário da abordagem tradicional, em que você envia e recebe documentos do contrato como anexos de e-mail, o Zoho Contracts permite que você forneça acesso controlado aos contatos da contraparte por meio de links protegidos por senha.
Assim, os contatos da contraparte podem colaborar em tempo real, sugerir alterações no documento, fazer comentários contextuais e definir visibilidade para eles. Os recursos de rastreamento do histórico de negociação e comparação de alterações são particularmente úteis quando há várias rodadas de negociação.
Execução
O Zoho Contracts vem pré-integrado ao Zoho Sign (software de assinatura), tornando esta fase – crucial do ciclo de vida do contrato – rápida e sem esforço.
Elimine os ciclos de e-mail, impressão, assinatura e fax e reduza drasticamente o tempo de resposta.
Assine e proteja assinaturas juridicamente vinculativas em minutos.
Você também pode especificar uma ordem de assinatura que abrange os grupos de signatários: signatários da organização, signatários da contraparte e outros representantes, como testemunhas.
Gerenciamento pós-execução
O Zoho Contracts também oferece suporte aos estágios pós-execução: alterações, renovações, extensões e rescisões. Ele vem com modelos de cartas predefinidos que são personalizáveis para cada uma dessas etapas.
Os modelos convencionais fornecem apenas uma estrutura básica do documento, onde os membros podem editar contextualmente o conteúdo para torná-lo completo. Já no Zoho Contracts, quando um usuário altera um contrato fazendo alterações nele, a carta de alteração gerada captura automaticamente as alterações atuais junto com todo o histórico do contrato.
Essa quase eliminação da intervenção humana na geração de documentos torna o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos pós-execução extremamente simples.
Melhorando a governança com Zoho Contracts
Analytics
Os administradores podem tomar decisões bem embasadas ao acessar insights de negócios acionáveis, obtidos de uma infinidade de dados contratuais diversos. Por isso, o Zoho Contracts vem com mais de 30 relatórios padrão em diferentes etapas do gerenciamento de contratos. Ainda, o painel personalizado oferece uma visão geral de alto nível de seus contratos comerciais.
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Rastreamento de atividades
O Zoho Contracts tem rastreamento de atividades em três níveis diferentes:
- Nível do contrato;
- Nível de usuário;
- Nível de estágio (aprovação, negociação, assinatura).
Todas as atividades realizadas pelos usuários nesses níveis são rastreadas cronologicamente.
O rastreamento em nível de estágio apresenta ao proprietário do contrato informações sobre as pessoas envolvidas nesse estágio, por exemplo: se receberam a notificação por e-mail, visualizaram o documento e executaram a ação pretendida junto com os carimbos de data/hora.
Configurações de administração de contrato
Os administradores podem estruturar o processo de ciclo de vida do contrato configurando a biblioteca de cláusulas, os modelos de tipo de contrato, modelos de carta de contrato e fluxos de trabalho de aprovação para tipos de contrato.
Além disso, os logs de atividade, acesso e auditoria fornecem melhor visibilidade sobre as atividades de toda a organização.
Mitigando os riscos do negócio
Embora a adição de cláusulas apropriadas, como indenização e limitações de responsabilidade, possa aliviar os riscos em nível de contrato individual, não é a precaução ideal. Apenas um processo holístico de gerenciamento de contratos projetado com a mitigação de riscos em mente pode tornar sua empresa realmente pronta para riscos.
O Zoho Contracts, com seus recursos de fluxo de trabalho de revisão por pares e aprovação, fornece maior transparência sobre os termos do contrato para todas as partes interessadas.
Assim, a criação de uma biblioteca de cláusulas com idiomas legalmente aprovados e modelos de tipo de contrato funcionará como um guia para os autores do contrato.
As configurações de governança mencionadas acima fornecem aos administradores um melhor controle sobre o processo de contrato, melhorando assim a conformidade.
Seção de obrigação contextual
O não cumprimento das obrigações contratuais é um dos fatores de risco críticos para um negócio. Afinal, deixar de cumprir as obrigações pode resultar em consequências regulatórias e financeiras adversas, além de deixar a organização com relações comerciais prejudicadas.
No Zoho Contracts, todas as obrigações relacionadas a um contrato podem ser rastreadas e gerenciadas diretamente na seção de obrigações do respectivo contrato. Além disso, o proprietário do contrato pode atribuir obrigações aos respectivos proprietários de negócios e definir lembretes para eles. E, também, os administradores podem acompanhar o andamento dessas obrigações em tempo real com a ajuda de relatórios baseados em obrigações.
Promovendo integrações multifuncionais ao Zoho Contracts
Os contratos são documentos dinâmicos que tocam todas as partes do seu negócio. Além disso, a crescente importância do papel dos contratos exige visibilidade multifuncional e colaboração sobre eles.
Em nossa primeira versão, oferecemos suporte à integração do Zoho CRM. Assim, os agentes de vendas podem iniciar um contrato na seção relacionada de um registro de negócios no CRM e rastrear o status do contrato pelo sistema.
Temos várias integrações de terceiros e integrações com outros aplicativos Zoho em nosso roteiro. Inclusive, o Zoho Contracts também fará parte do pacote Zoho One.
Para conhecer melhor a ferramenta, ter uma demonstração e otimizar os processos jurídicos da sua empresa, conte com a consultoria especializada Zoho. Consulte um Zoho Expert da ItGoal, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547
Fonte: Zoho.
