Toda empresa (e departamento) tem objetivos que deseja alcançar. Por exemplo, redesenhar um produto, aumentar as vendas ou mapear os processos de uma área, etc. No entanto, nenhum deles seria alcançável sem a gestão de projetos.

Assim, ter um software que permita quantificar o andamento dos projetos e a utilização de recursos, bem como atribuir e monitorar as tarefas de cada membro da equipe torna-se parte crucial.

Neste artigo, portanto, falamos sobre as soluções de gestão de projetos incluídas no Zoho One e como elas podem ajudá-lo a gerenciar melhor seus projetos.

Saiba mais sobre o Zoho Projects – 8 benefícios

O Zoho Projects é um software de gestão de projetos baseado em nuvem que permitirá que você rastreie atividades e recursos do projeto, de onde estiver. Além disso, embora possa ser usado sozinho, o Projects também está incluído no Zoho One, o que traz várias vantagens:

1. Integrado com seus aplicativos de negócios

Sendo incluído no Zoho One, você pode facilmente integrar o Projects com o restante de seus aplicativos de negócios e gerenciar projetos de uma plataforma unificada.

Por exemplo, se você integrar o Projects com o Zoho CRM, terá as informações da conta do cliente mapeadas em um só lugar e terá visibilidade completa de todas as atividades realizadas em cada projeto, seja vendas, atendimento ao cliente ou produção. Além disso, você também poderá gerenciar a atribuição de tarefas diretamente do CRM.

Ademais, você também pode integrar Projetos com Zoho Cliq e seu e-mail. Assim, adicione tarefas de e-mails, atribua tarefas sem sair do Cliq ou inicie chats e chamadas diretamente do Projects para esclarecer pontos do projeto.

Esses são apenas alguns dos exemplos de como a plataforma unificada do Zoho One facilita a gestão de projetos. Dê uma olhada no restante das integrações disponíveis e seus recursos.

2. Gerencie projetos de onde estiver

Você não precisa mais ficar preso à sua mesa para gerenciar um projeto. Afinal, o Zoho Projects pode ser usado em qualquer dispositivo com conexão à Internet.

Use-o em seu laptop ou desktop no navegador de sua preferência ou em seu telefone com o aplicativo Projetos para Android e iOS.

Assim, não importa se você precisa visitar o cliente em seu escritório, ir até a fábrica onde o projeto está sendo implementado ou se você trabalha em casa. Você terá a segurança de poder continuar coordenando e participando de seus projetos onde quer que esteja.

3. Gerencie tarefas facilmente

Aqui estão alguns dos recursos de gestão de tarefas incluídos no Zoho Projects:

• Crie tarefas e subtarefas;
• Atribua tarefas aos membros do projeto;
• Defina datas de entrega e tempos de conclusão esperados e agende lembretes;
• Configure tarefas recorrentes para atividades que se repetem de tempos em tempos (semanal, mensal, etc).
• Anexe documentos e escreva comentários sobre a tarefa.

4. Gráficos de Gantt

Planeje projetos e acompanhe o progresso usando gráficos de Gantt gerados automaticamente. Crie dependências entre tarefas ou reagende-as usando uma interface de arrastar e soltar.

Você também pode usar o recurso de caminho crítico para visualizar as atividades críticas do projeto e alocar recursos de acordo e evitar atrasos.

Leia também:

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• Como usar o Zoho One Marketplace para adicionar aplicativos de terceiros?
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5. Controle de tempo do seu projeto

Saber quantas horas são investidas nas tarefas de um projeto é fundamental para balancear as cargas de trabalho, cumprir o que está estabelecido nos contratos e conseguir fazer o faturamento correto aos clientes.

Por isso, o Zoho Projects permite cronometrar o tempo gasto em cada tarefa. Compare os tempos reais com os planejados e melhore as estimativas futuras, e exporte os registros de tempo do projeto para uso no faturamento do cliente ou na folha de pagamento.

Você pode integrar Projetos com Zoho Invoice ou Zoho Books (também incluídos no Zoho One) e usar os dados para gerar cotações, rastrear despesas de viagem do projeto ou gerar faturas diretamente dos dados do Projetos.

6. Relatórios automáticos

Consultar relatórios instantaneamente. Projects oferece relatórios globais de projetos, tarefas e horas trabalhadas, entre outros. Além disso, você também pode usar o recurso de relatório para projetar o custo total de um projeto com base no progresso atual.

Se precisar de mais detalhes, você pode conectar Projetos com Zoho Analytics, um aplicativo de Business Intelligence (incluído no Zoho One), com o qual você pode criar painéis e relatórios personalizados ou analisar seus dados usando inteligência artificial.

7. Personalização para seus projetos

Projetos sob medida para as necessidades da sua organização. Crie layouts e campos personalizados para seus projetos e tarefas; visualize seus projetos como listas ou quadros kanban, personalize exibições para que você possa filtrar rapidamente os dados relevantes para você e muito mais.

8. Automação

Crie fluxos de trabalho e automatize processos. Envie notificações oportunas para obter aprovações, preencha determinados campos obrigatórios para fazer as coisas e garanta que o processo seja seguido o tempo todo. Leia mais sobre as automações de projetos.

Gerencie seus projetos com Projetos e Zoho One

Com base na plataforma unificada e nas integrações do Zoho One, os recursos do Zoho Projects fornecem as ferramentas para coordenar todos os aspectos de seus projetos do início ao fim, desde atividades de agendamento até cobrança, cronometragem e geração de relatórios.

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Fonte: Zoho.