Quando falamos sobre comunicação profissional, podemos facilmente associá-la com formalidade, postura e responsabilidade, certo? No entanto, ainda se discute muito sobre como evidenciar esses fatores ao se comunicar pela internet, por exemplo. Por isso, hoje vamos falar sobre o e-mail profissional e elencar 5 motivos para você considerar, e muito, ter uma para sua marca!
O que é um e-mail profissional?
Primeiramente, vamos esclarecer a diferença entre um e-mail profissional e um e-mail considerado pessoal.
Nos servidores de e-mail conhecidos como Gmail, Outlook e Yahoo, todas as construções deles são feitas com o nome do servidor, por exemplo: “[email protected]”, certo?
Devido a esses servidores serem comumente usados por todo mundo, eles são considerados mais informais do que os e-mails profissionais, conhecidos pela estrutura de “[email protected]”.
Mesmo com diversas formas de comunicação, o e-mail ainda é indispensável para uma empresa, pois ainda é muito utilizado para clientes e, também, fornecedores.
Porém, os benefícios do e-mail informal, como economia de tempo, dinheiro e a conveniência de uso, nem sempre compensam as dificuldades que as pessoas têm ao usá-lo como e-mail profissional.
Por isso, confira alguns motivos essenciais para você considerar migrar para um domínio personalizado!
1) Segurança e armazenamento de dados
Ao assinar uma licença para seu e-mail profissional, você consegue evitar o acesso indevido aos seus dados mediante a maior proteção dada pelos servidores. Dessa forma, é possível impedir que utilizem seu nome e suas contas para aplicarem golpes nos seus clientes – uma prática, infelizmente, muito realizada na internet.
Além disso, você também poderá ficar livre de spam, ajudando a manter a organização da sua caixa de e-mails e, acima de tudo, deixando espaço nela apenas para o que é importante.
No entanto, espaço nem será uma preocupação, afinal, você terá armazenamentos muito maiores ou, até mesmo, ilimitados para os seus dados.
E por fim, você também encontra opções de backup de todos os seus e-mails nesses servidores.
2) Sua marca em evidência com o e-mail profissional
Quando você utiliza um endereço de Gmail ou Outlook, a divulgação que está ocorrendo é a dessas marcas, não a sua. Por isso, o primeiro benefício de ter um endereço de e-mail profissional é a sua marca registrada, sendo reconhecida gradativamente pelo destinatário dos seus e-mails.
Sem falar, também, das campanhas de e-mail marketing que irão mostrar o seu comprometimento com a comunicação dirigida ao cliente e que, claramente, irão reforçar muito a identificação da sua marca, se feita através de um endereço personalizado.
Dessa forma, você terá a sua marca na memória do cliente e também poderá passar a ser reconhecido por ele como autoridade no seu segmento: fator que influencia no quão seguros eles se sentirão para respondê-lo.
E, principalmente, no quanto grau de interesse para comprar seu produto!
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3) Confiança e legitimidade
Reforçando a relação da sua marca no endereço de e-mail personalizado, como citamos no item acima, ainda existe toda a construção de relacionamento com o cliente, que é mais fácil.
Afinal, existe uma legitimidade do comprometimento da sua empresa e isso gera maior confiança do cliente, além da credibilidade para toda a imagem da sua empresa.
Além disso, não somente as pessoas passarão a associar sua marca mais facilmente, como os mecanismos de pesquisa na web. Eles irão vincular seus conteúdos de e-mail com os do seu domínio e, dessa forma, sua autoridade pode ser fortalecida.
4) Organização e produtividade
Outra coisa que pode acontecer ao ter um domínio informal, é que você pode ter utilizado ele anteriormente para se cadastrar em outras coisas. Dessa forma, sua caixa de entrada estaria misturando coisas alheias ao seu trabalho.
Isso pode influenciar na sua organização, produtividade e, mais ainda, no atendimento ao seu cliente que pode ficar comprometido pela demora, confusão de informações e, no pior dos casos, pela não realização desse atendimento.
Por isso, ter um domínio com e-mail exclusivo para sua empresa vai centralizar todos os assuntos relacionados a ela, permitir um maior controle das suas informações e do seus clientes.
E, além disso, também vai gerar uma organização muito melhor com seu time, pois poderá distribuir solicitações internas por dentro desse domínio.
Você pode até mesmo otimizar ainda mais o uso desse domínio, gerando e-mails para os setores e funcionários.
5) Controle de acessos e desenvolvimento do time com e-mail profissional
Quando você tem um domínio, é possível acompanhar tudo que é feito utilizando ele, desde comunicação até tramites internos.
Além disso, o gestor também pode administrar as demais contas relativas ao endereço personalizado.
E, por fim, reforçando a organização interna: com a centralização dos e-mails no seu domínio específico, você também dá aos seus colaboradores a independência e autoridade de realizarem as tratativas com os clientes com maior profissionalismo.
Além desses, ainda existem muitos outros benefícios, mas a melhor forma de descobri-los é na prática!
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