Vivemos na era da multitarefa, com palavras como “hustling” e “malabarismo” frequentemente associadas ao trabalho e à produtividade. Se você não se apressar, não chegará longe. Se você não fizer malabarismos, pode acabar não completando tudo na sua lista.
Somos constantemente informados de que devemos fazer mais de uma coisa de cada vez para nos mantermos produtivos. Mas estamos realmente sendo produtivos com multitarefas?
A multitarefa pode parecer uma maneira eficiente de atingir seus objetivos, mas estabelecer um fluxo no trabalho também pode ser uma opção altamente eficaz. Afinal, a mente humana consciente só pode processar até 50 bits por segundo. Logo, sobrecarregar o cérebro com muitas tarefas pode afetar negativamente a qualidade do seu trabalho.
O início da cultura multitarefa
Muitos aplicativos e produtos são comercializados para multitarefas. Recursos de tela dividida e aplicativos flutuantes são dois exemplos populares.
Embora a tecnologia moderna forneça aos usuários tempo e espaço para realizar várias tarefas ao mesmo tempo, vários estudos indicam que o cérebro não responde de forma tão eficiente ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo, diferentemente de quando está se concentrando em uma única tarefa.
Com muitas organizações atribuindo tarefas que exigem coordenação e colaboração com equipes, a necessidade de multitarefa se torna óbvia. A cultura multitarefa não pode ser eliminada completamente. Mas adotar estilos de trabalho alternativos pode levar a um grande aumento na qualidade do seu produto de trabalho.
A multitarefa realmente beneficia os indivíduos?
Você lê enquanto ouve música? Ou pintar enquanto assiste TV? Ou estudar e escrever ao mesmo tempo? Você já notou como é difícil se concentrar totalmente em uma tarefa específica enquanto está engajado em outra? Da próxima vez que você tiver várias tarefas para concluir, considere avaliar quanto tempo você leva para concluir as duas tarefas individualmente, em vez de simultaneamente.
Você também deve observar a qualidade do seu trabalho quando estiver se concentrando em uma tarefa de cada vez. As probabilidades são de que excede em muito a qualidade do seu trabalho comparado a quando você realiza várias tarefas ao mesmo tempo.
Um estudo publicado pela Universidade de Sussex afirma que, quando as pessoas usam vários dispositivos ao mesmo tempo com frequência, a densidade de matéria cinzenta em uma determinada região do cérebro é menor quando comparada com aqueles que usam apenas um dispositivo ocasionalmente. Isso sugere que a multitarefa pode prejudicar o desenvolvimento do cérebro e até prejudicar o QI a longo prazo.
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Importância do fluxo e ferramentas que ajudam você a alcançá-lo no trabalho
É evidente que a multitarefa tem algumas desvantagens, então é hora de reconhecermos padrões prejudiciais e tomarmos as medidas necessárias para mudá-los. Você pode começar abraçando a importância do fluxo no trabalho, explorando métodos para alcançar o fluxo e descobrindo o que funciona melhor para você.
Como você pode alcançar o fluxo no trabalho e evitar a multitarefa?
Em vez de alternar entre tarefas, identifique uma única tarefa e dê a ela toda a sua atenção. Quando você se concentra e mantém o foco, você começa a trabalhar com um fluxo. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a se concentrar em uma única tarefa e alcançar o fluxo no trabalho.
Escolha uma zona livre de distrações
Quando você trabalha em uma tarefa específica, certifique-se de ficar longe de distrações. As distrações podem incluir notificações do seu telefone, da Internet e atividades ao seu redor. Encontre um local onde você possa se concentrar melhor, entre na zona e comece a trabalhar.
Se não pode evitar, organize suas multitarefas
Às vezes, é necessário lidar com mais de uma tarefa por vez. A melhor maneira de resolver isso é agrupando tarefas semelhantes. Seu cérebro entenderá o padrão e não sentirá que você está alternando entre tarefas diferentes. Isso o ajudará a reter memórias e foco.
Você também pode categorizar suas tarefas de acordo com o nível de prioridade (alta, média ou baixa) e trabalhar em uma de cada vez.
Para ir de multitarefa a apenas uma por vez, pratique a técnica Pomodoro
A chave para estabelecer o fluxo no trabalho é treinar sua mente para se concentrar em uma atividade específica. Você pode experimentar a técnica Pomodoro, que ajuda a cronometrar seus intervalos de trabalho, fazer pausas suficientes e concluir suas tarefas. A técnica Pomodoro é conhecida por ajudar a manter o foco, criar disciplina e aumentar a produtividade.
Use ferramentas de gerenciamento de produtividade, como lembretes e ferramentas de gestão
Acompanhe suas tarefas e pendências com ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas. Use-os para criar e delegar tarefas, marcar o nível de prioridade de cada uma, visualizar prazos, classificar atribuições e concluir seu trabalho de maneira organizada.
Os lembretes também são uma ferramenta essencial quando você não quer perder nenhuma atividade importante. Crie o hábito de agendar lembretes quando necessário.
O Zoho Cliq, por exemplo, vem com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas integrada e completa, que se integra facilmente ao Zoho Projects. Isso ajudará você a manter o controle de suas tarefas e a gerenciar prazos com mais eficiência. Você também pode agendar lembretes diretamente das mensagens recebidas no chat do Zoho Cliq.
Comece sua semana com essas dicas em mente e veja se percebe algum impacto na sua produtividade e na qualidade do seu trabalho!
Fonte: Zoho.
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