Quando você trabalha com um volume significativo de dados, fica bastante desafiador manter seu banco de dados livre de duplicatas. Afinal, à medida que aumenta a criação de registros no Zoho CRM, aumentam também as chances de duplicá-los. Por isso, saiba como evitar!
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Impedir dados duplicados antes que possam ser criados
Ao marcar um determinado campo como um “campo único”, você pode interromper a criação de um registro duplicado. Logo, esta é uma maneira proativa de manter um banco de dados limpo. Por exemplo, se você marcou o campo de número de telefone como um campo exclusivo no módulo Leads, o CRM alertará você se criar um segundo Lead com o mesmo número de telefone de um Lead existente. Leia mais em, como evitar a Duplicidade no Zoho CRM.
Saiba como encontrar e mesclar registros duplos:
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Mesclar registros
Apesar de criar campos exclusivos e dados de verificação dupla, se você ainda acredita que pode haver registros duplicados em seu CRM, é possível usar as ferramentas de desduplicação do Zoho CRM para mesclá-los. Assim, elas são as seguintes:
- Encontrar e mesclar registros duplicados;
- Resolvendo Conflitos na Desduplicação;
Encontrar e mesclar os dados
Se você estiver procurando mesclar as entradas duplicadas de registros específicos, Localizar e mesclar duplicados é a ferramenta ideal para você. Basta acessar a página Detalhe do registro específico e implantar essa ferramenta para buscar suas informações.
Além disso, a ferramenta Localizar e mesclar duplicados também permite inserir critérios adicionais para pesquisar duplicatas. Portanto, existem seis campos nos quais você pode especificar os critérios em cada módulo. Depois que os dados forem encontrados, você poderá mesclá-los manualmente.
Atenção:
Essa ferramenta está disponível apenas nos módulos Leads, Contas, Contatos e Fornecedores e você pode mesclar no máximo três registros por vez.
Para localizar e mesclar registros duplicados
- Clique na guia Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores.
- Na página inicial do [Módulo] , clique no registro desejado. (Módulo refere-se às abas.)
- Na página Detalhes do [módulo] , clique no ícone Mais > Encontrar e unir duplicados .
- Localizar e mesclar duplicado para a página [registros], faça o seguinte:
- Na seção Critérios de Pesquisa, estão os critérios de correspondência.
- Especifique critérios adicionais, se necessário, e clique em Pesquisar.
- Na seção Registros Correspondentes, selecione pelo menos dois registros a serem mesclados.
- Clique em Próximo.
- Na página Mesclar [registros], selecione o registro que você deseja manter como o Registro mestre.
- Você pode clicar em SELECIONAR TUDO, se quiser considerar todos os valores do registro mestre como finais e mesclar os duplicados.
Caso contrário, clique nos botões de opção próximos aos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados “finais” para mesclar duplicatas.
Os valores assim selecionados aparecem sob a coluna MASTER RECORD. Você pode mesclar no máximo três registros por vez.
- Clique em Mesclar.
Para consultoria especializada em Zoho CRM, consulte um Zoho Expert da ItGoal, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547
