As reuniões virtuais percorreram um longo caminho nos últimos anos e são uma forma importante de conectar os membros da equipe em qualquer lugar. Elas ajudaram as empresas a reduzir os custos de viagens, enquanto ainda reúnem os funcionários para colaborar e funcionam bem para equipes híbridas, já que grande parte do mundo dos negócios adotou esse modelo.
Realizar reuniões online eficazes é vital para o sucesso de sua equipe, então vamos dar uma olhada em algumas regras não escritas para reuniões virtuais que podem melhorar sua experiência de comunicação online.
1. Certifique-se de estar apresentável durante as reuniões virtuais
Embora as videochamadas sejam mais confortáveis do que voar pelo país para participar de uma reunião pessoalmente, ainda é importante mostrar-se bem arrumado e confiante. Isso ajudará a causar uma boa impressão entre os participantes. Além disso, se você se preocupa com o fato de seu plano de fundo ser confuso ou perturbador, tente ativar um plano de fundo virtual para torná-lo mais limpo.
2. Mantenha seu calendário atualizado
É importante sempre manter sua agenda organizada e atualizada. Dessa forma, os membros de sua equipe podem simplesmente dar uma olhada em seu calendário para encontrar o melhor horário para se encontrar com você e agendar reuniões sem conflitos.
3. Fique em silêncio quando não for sua vez de falar
Imagine ser interrompido por uma buzina de carro ou um animal de estimação barulhento no microfone de outra pessoa quando estiver fazendo uma apresentação importante. Isso não iria frustrá-lo ou desencorajá-lo? Portanto, para evitar distrações acidentais, lembre-se de manter o microfone no mudo quando outra pessoa estiver apresentando ou falando. Você pode ativar o som quando for a hora de adicionar suas ideias.
4. Não interrompa quando alguém estiver falando
A regra de ouro na comunicação é primeiro ouvir e depois falar. Interromper um colega mostraria que você não se importa com o que alguém tem a dizer. Por isso, esteja atento e responda de acordo.
5. Desligue seus sons de notificação durante as reuniões
As notificações em segundo plano de outros aplicativos podem ser uma distração quando se está em uma ligação ou reunião importante, tanto para você como para seu colega. Assim, para garantir que você esteja totalmente presente, silencie os sons de notificação durante as conferências online.
6. Seja pontual nas reuniões agendadas
Chegar na hora para as reuniões não apenas fala sobre sua pontualidade, mas também mostra que você valoriza seu tempo e respeita os outros participantes da reunião. Tente estar pronto pelo menos cinco minutos antes de qualquer evento agendado.
7. Reduza as reuniões e use ferramentas de comunicação síncrona
As reuniões virtuais são ótimas para uma colaboração eficiente, mas também consomem bastante tempo na agenda de todos. Às vezes, a reunião pretendida vai além do horário agendado, causando grande desgaste. Isso poderia ser evitado tendo uma agenda bem preparada para a reunião. Ou, melhor ainda, você pode usar ferramentas de comunicação assíncrona como e-mail, vídeo, voz e mensagens de texto para se comunicar se e quando necessário.
Veja também:
8. Não agende reuniões virtuais fora do horário de trabalho
Isso pode parecer óbvio, mas respeitar os limites de sua equipe e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é indiscutível. Se você estiver agendando uma reunião de trabalho, faça o possível para garantir que o tempo se encaixe na agenda de trabalho de todos primeiro.
9. Sempre grave as reuniões virtuais ou faça atas
Uma das melhores práticas a seguir durante a realização de reuniões é gravá-las ou fazer uma ata da reunião para que discussões importantes possam ser revisitadas posteriormente. Isso será útil quando você quiser compartilhar discussões da reunião com um colega de equipe que não pôde comparecer à reunião.
10. Adicione um co-organizador para assistência
Infelizmente, problemas com a Internet são comuns em reuniões online. Se você tiver algum problema na Internet ou tiver uma emergência que o force a sair de uma reunião, considere contar com um co-organizador para assumir e manter a discussão.
Esses são alguns dos principais pontos a serem observados se você é alguém que costuma organizar ou participar de reuniões online. Sua equipe pode usar essas sugestões para ajudar a melhorar a comunicação com outras pessoas, colaborar de forma eficaz e permanecer produtiva.
A maioria das ferramentas de comunicação online vem com recursos como calendários, notas e opções de gravação que ajudarão você a coordenar e organizar reuniões de forma eficaz. O Zoho Cliq, por exemplo, ajuda a otimizar suas reuniões com opções de calendário, anotações, agendamento e gravação, e também oferece suporte a outros recursos, como planos de fundo virtuais, mensagens de vídeo e modo “não perturbe” para uma experiência de reunião virtual perfeita.
Fonte: Zoho.
Para consultoria especializada em Zoho, consulte um Zoho Expert da ItGoal, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547
