Toda empresa envia e-mails para seus clientes. E-mails transacionais como e-mails de senhas de uso único (OTP), e-mails de verificação, e-mails de pedidos ou e-mails de redefinição de senha são os mais importantes de todos. Se seus e-mails não estiverem chegando aos destinatários pretendidos, sua reputação de remetente de e-mail pode ser a causa. Neste artigo, discutiremos o que é uma reputação de remetente de e-mail e como você pode melhorá-la.
O que é uma reputação de remetente de e-mail?
Uma reputação de remetente de email, que é uma combinação da pontuação de reputação de IP e a pontuação de reputação de domínio, é uma pontuação determinada por um provedor de serviços de Internet (ISP) para qualquer organização que envie emails.
Usando essa pontuação, os provedores de caixa de correio decidirão se qualquer e-mail enviado por uma empresa, negócio ou organização será entregue na caixa de entrada ou na pasta de lixo eletrônico/spam do destinatário.
Ou seja, essa pontuação é o equivalente a uma reputação online que garante que seus e-mails sejam entregues ao destino pretendido.
A importância de uma reputação positiva de remetente de e-mail
Quem já enviou emails transacionais sabe que existem inúmeros elementos que precisam de atenção para uma boa entrega de emails. E-mails transacionais por si só são e-mails legítimos, mas também há aspectos técnicos a serem considerados, como a reputação do remetente do e-mail.
Então, por que essa reputação é tão importante? Principalmente, é para impedir que seus e-mails sejam sinalizados como spam ou lixo eletrônico, o que significa que eles podem ser completamente ignorados ou não entregues nas caixas de entrada dos destinatários.
E-mails transacionais carregam informações importantes que seus clientes estão esperando, e não entregar esses e-mails instantaneamente pode afetar significativamente a imagem da sua marca e a experiência do usuário.
Portanto, é importante que você aborde os fatores que afetam a pontuação de reputação do remetente de email. Ignorar esses fatores não apenas afetará significativamente o retorno do investimento, mas também aumentará sua carga de trabalho e níveis de estresse.
Fatores que podem afetar a reputação do remetente de e-mail
Agora que determinamos o que é uma reputação de remetente de e-mail e sua importância quando se trata de entregar seus e-mails com sucesso na caixa de entrada de seus destinatários, vamos dar uma olhada em quatro fatores que podem afetar sua pontuação de IP.
- Volume de envio;
- Frequência de envio;
- Interação do usuário, reclamações e cancelamentos de assinatura;
- Taxas de rejeição e e-mails não entregues.
Esses fatores podem estar relacionados a vários problemas; no entanto, você ficará feliz em saber que muitos deles são facilmente corrigíveis.
Existem tarefas que você pode concluir manualmente e usando um software para ajudar a melhorar sua pontuação, o que nos leva à próxima parte.
Como melhorar sua reputação de remetente de e-mail?
Em seguida, vamos orientá-lo nas etapas necessárias para melhorar sua reputação de remetente de e-mail, desde a autenticação de domínio até a criação de um endereço de e-mail profissional.
Assim, seguir essas etapas simples pode ajudar a garantir que você nunca deixe seus clientes esperando por seus e-mails importantes.
1. Autentique seu domínio (SPF, DKIM, DMARC)
Um dos principais motivos pelos quais seus e-mails podem não acabar nas caixas de entrada de seus destinatários é a configuração incorreta dos registros SPF, DKIM e DMARC. Isso requer um pouco de conhecimento técnico para corrigir, mas falaremos sobre o básico aqui.
O que são registros SPF, DKIM e DMARC?
Esses registros são métodos de autenticação de email que confirmam a um ISP e provedores de email que um remetente está autorizado a enviar um email de um domínio específico. Dessa forma, eles atuam como uma forma de verificação em seu servidor de envio de e-mail.
- SPF significa Sender Policy Framework.
- DKIM significa DomainKeys Identified Mail.
- DMARC significa Autenticação, Relatório e Conformidade de Mensagens Baseadas em Domínio.
Como autenticar seu domínio?
A configuração de seus registros SPF, DKIM e DMARC exige que você siga um conjunto de instruções na ordem correta, como segue:
- Configure o SPF para seu domínio;
- Configure o DKIM para seu domínio;
- Configure uma caixa de correio para receber relatórios;
- Obtenha credenciais de login para sua hospedagem de domínio;
- Verifique se há um registro DMARC existente;
- Altere a política DMARC.
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2. Separe suas campanhas de e-mail
Para ajudar a melhorar sua capacidade de entrega de e-mail, você deve sempre separar seus e-mails em diferentes provedores. Sejam emails de marketing, emails transacionais ou emails comerciais, eles devem ser entregues separadamente e apenas para os destinatários relevantes.
O Zoho Campaigns pode ajudá-lo a criar e-mails bonitos e responsivos com mensagens personalizadas e, além disso, fornece um kit de ferramentas para ajudar em coisas como segmentação e campanhas separadas.
3. Envie e-mails para destinatários de e-mail válidos (sem spam)
Devido aos regulamentos de conformidade modernos, sua empresa precisa prestar atenção aos endereços dos destinatários do seu e-mail. Isso significa praticar uma boa cidadania digital e garantir que todos os destinatários da lista sejam válidos e que você tenha seguido todas as diretrizes de conformidade.
A maneira mais simples de garantir que seus destinatários sejam válidos é usando um sistema de aceitação dupla. Isso exige que um destinatário confirme duas vezes que deseja receber e-mails de você. Isso pode ser feito enviando um e-mail inicial ao destinatário com um botão para clicar no seu site.
Assim, depois que o destinatário for redirecionado, a página da Web verificará novamente se ele deseja receber seus e-mails, por meio de um formulário de envio ou caixa de seleção.
Caso você também esteja enviando e-mails de marketing, aqui estão mais algumas dicas, além de segregar seus e-mails de marketing e transacionais:
Mantenha uma lista de e-mail limpa
Sempre mantenha uma lista de e-mail limpa que siga todos os regulamentos. Para fazer isso, você deve seguir as orientações abaixo.
- Monitore as taxas de rejeição e spam.
- Ativar aceitação dupla.
- Realize uma limpeza regular em sua lista de e-mails usando recursos como Lista de supressão.
- Use um provedor de serviços de e-mail (ESP) respeitável. O Zoho Mail oferece um serviço de e-mail seguro, criptografado, com garantia de privacidade e sem anúncios, projetado profissionalmente para hospedar e-mails comerciais.
4. Evite linhas de assunto semelhantes a spam
A linha de assunto também pode afetar a impressão inicial de um usuário. Melhorar os aspectos técnicos da sua reputação de remetente de e-mail não vale nada se o conteúdo de seus e-mails não encorajar o destinatário a abri-los. Por isso, você precisa entender como escrever um e-mail de forma eficaz e quando enviá-lo.
Com e-mails transacionais legítimos, atirar direto é a melhor estratégia. Junto com os usuários, os filtros de spam também estão de olho em títulos que soam como spam. Evite usar letras maiúsculas ou frases de efeito como “Adivinhe o que temos reservado para você!” Você sempre pode se divertir com as linhas de assunto, mas certifique-se de mantê-las curtas e relevantes.
Conclusão
Uma reputação de remetente de email é uma pontuação gerada por ISPs, que é usada por provedores de caixa de correio para determinar se um email está sendo enviado por uma fonte confiável. Se a reputação de uma organização for baixa, é provável que o email seja enviado para a pasta de spam/lixo eletrônico do destinatário em vez de sua caixa de entrada.
A reputação do remetente de uma organização pode ser melhorada seguindo as diretrizes simples descritas neste artigo, aderindo aos regulamentos de conformidade e garantindo que as caixas de correio sejam totalmente autenticadas.
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Fonte: Zoho.
