As alternativas digitais aos formulários em papel estão ganhando popularidade à medida que o acesso à Internet aumenta e a população se torna digital. Embora alguém coletando dados via papel possa não achar a coleta inicial trabalhosa, a seguinte etapa é processar e analisar grandes pilhas de papel, o que assusta bastante. Contudo, onde entra a internet nessa situação?

O que a coleta digital faz é transformar o fluxo de trabalho demorado de “coletar, separar e digitar” formulários em papel na abordagem muito mais simples de “coletar e processar”. Digitalmente, é claro!

Comece sua jornada digital

Que as empresas precisam de dados de qualidade para tomar decisões inteligentes, todo mundo sabe. No entanto, a jornada em direção a esses dados não é clara – pelo contrário, difere com base no público, geografia, recursos disponíveis e muito mais.

Por isso, antes que alguém adote a coleta de dados digitais para seus negócios, é essencial entender os princípios básicos, métodos de planejamento e segurança de dados envolvidos.

Planejando sua coleta de dados

1. Decida que tipo de dados você deseja coletar

Antes mesmo de criar um formulário, pergunte-se o seguinte: o que você deseja coletar com o seu formulário? Imagens de seu canteiro de obras, currículos de seus candidatos a emprego, assinaturas de seus funcionários ou algo mais?

A resposta fornecerá a você um esboço do formulário e seus campos. Conforme você faz um brainstorming, os métodos para armazenar, extrair e compartilhar os dados também ficarão claros.

2. Planeje como você analisará as respostas

Um dos principais benefícios de coletar informações digitalmente é que você pode rapidamente visualizar e organizar dados em um espaço coeso. Por exemplo: em relatórios, que podem ser compartilhados e exportados posteriormente pela sua equipe para um trabalho coletivo.

Além disso, usando opções de integrações inteligentes que automatizam a transferência de respostas, você pode analisá-las em seus aplicativos favoritos – CRM, Planilhas e outros!

Profissionais de marketing também podem analisar o alcance de uma campanha e, portanto, seu sucesso, rastreando leads e medindo metas diretamente no software de formulários.

3. Descubra a quantidade de dados que você precisa

Quão longe seus formulários irão? Pense na quantidade de público e nas diferentes maneiras de compartilhar os formulários.

Com base nos recursos disponíveis, sua equipe pode decidir em quais plataformas exibir e hospedar os formulários e, assim, escolher um plano de assinatura coerente. Você também pode limitar o número de inscrições que recebe para um formulário com base em uma data específica e a realização de várias inscrições de um único endereço IP.

A escolha de um método para a coleta de dados

Nem todos os dados coletados são valiosos e úteis para o crescimento de sua equipe. Seja sábio ao escolher as informações que deseja encontrar. Sendo assim, veja algumas maneiras de construir sua coleta de dados.

Questionários

Os questionários são uma maneira rápida de obter informações por meio de uma série de perguntas centradas na coleta de respostas específicas. Eles podem ser usados para descobrir preferências, opiniões, intenções e muito mais.

A versatilidade de campos permite a você pedir ao público para inserir algumas linhas, escolher em uma lista de opções, aceitar uma política da empresa e muito mais. E se os seus formulários forem mais longos que o pretendido, você pode rotular essas páginas apropriadamente enquanto cria várias outras.

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Campanhas

Como parte de seus esforços de marketing ou campanha online, você desejará reunir informações dos clientes existentes para construir um relacionamento com eles. Você pode fazer isso coletando seus comentários, obtendo seus endereços de e-mail para assinatura de um boletim informativo, aprendendo os tópicos de seu interesse e muito mais.

Para esse tipo de coleta de dados, você pode hospedar formulários digitais em páginas da web ou mídias sociais, ou enviá-los como e-mails para chegar em suas caixas de entrada.

Entrevistas

Os formulários de entrevista online são uma ótima ferramenta para ajudar a avaliar os candidatos. A flexibilidade deles significa que você pode definir perguntas subsequentes feitas sob medida para que os entrevistados esclareçam os detalhes.

Assim, padronizar o processo de entrevista da sua empresa leva a um acompanhamento mais rápido e, também, à fácil documentação. Dessa forma, se reduz o preconceito, pois os dados são mantidos transparentes em todo o processo.

Experimentos e observações

Checklists digitais economizam muito tempo enquanto você realiza outras atividades, como avaliações, inspeções, observações de pessoas. Eles eliminam o risco de roubo ou dano que acompanha o papel impresso, economizando tempo e dinheiro para sua empresa, além de melhorar a precisão dos detalhes capturados.

Ademais, a maioria das ”checklists” podem ser acessadas de maneira conveniente em seu dispositivo móvel – mesmo offline – aumentando a produtividade de sua força de trabalho.

Tratamento responsável de dados

Quando se trata de usar formulários digitais, é importante lembrar que você, que coleta e guarda os dados, é responsável por garantir que os formulários estejam em conformidade com as leis de privacidade necessárias.

Proteger informações confidenciais, proteger a privacidade dos clientes, manter auditorias de alterações de formulários e controle de spam são apenas algumas das implementações de segurança que você deve considerar. Para obter um exemplo de como abordar medidas de segurança de dados de formulário, verifique esta visão geral da segurança de dados do Zoho Forms.

Aqui estão algumas recomendações para manipulação de dados:

• Emitir as certificações confiáveis enfatizando o tratamento ético de dados;
• Garantir as melhores atividades de privacidade e leis de proteção de dados;
• Evite usar dados pessoais e confidenciais fora do contexto sem consentimento;
• Apresente políticas claras e transparentes em seus formulários.

Agora que você leu sobre os diferentes métodos de coleta de dados e como eles o ajudam a lidar com os dados, esperamos que você se sinta melhor informado ao decidir qual tipo de coleta de dados é mais adequado para o seu negócio. Hora de começar a criar formulários digitais!

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